Politique sur la protection des renseignements personnels

Dans le domaine de l'assurance vie et des services financiers, Centre national de courtage d’assurance inc. et ses filiales (ci-après « Groupe Industrielle Alliance ») sont appelées à recueillir des renseignements de nature personnelle sur la santé, le mode de vie et la situation financière de leurs clients, leurs employés et leurs conseillers (ci-après « individu »). Consciente de la sensibilité de ces renseignements, l’Industrielle Alliance, Assurances et services financiers inc. (ci-après « Compagnie ») s’est toujours assurée qu’ils soient conservés dans la plus stricte confidentialité.

La présente politique a pour objectif de confirmer, officialiser et promouvoir la protection des renseignements personnels détenus par la Compagnie.

1. Renseignements personnels

Un renseignement personnel est défini comme étant tout renseignement concernant un individu et qui permet de l’identifier.

Les renseignements personnels doivent être protégés, peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

2. Fins de la collecte des renseignements

La Compagnie doit déterminer les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci. Toute personne mandatée par la Compagnie pour recueillir des renseignements doit être en mesure d’expliquer à la personne concernée à quelles fins sont destinés ces renseignements.

La collecte de renseignements auprès d’un individu se fera généralement par le biais des différents formulaires, notamment des demandes d’adhésion, d’ouverture de compte ou d’indemnisation, lesquels indiqueront les fins de la collecte lorsqu’ils sont produits par la Compagnie. Les renseignements recueillis auprès de l’individu auront pour unique objectif de fournir les produits ou services demandés et de s’assurer de répondre à leurs besoins et à ceux de la Compagnie tout au long de leur relation.

3. Consentement

Lorsque des renseignements personnels sont recueillis d’un individu, la Compagnie informe celui-ci à quelles fins seront utilisés ces renseignements. Elle demande un consentement avant ou au moment de la collecte ainsi qu’au moment d’utiliser les renseignements à d’autres fins que celles précisées antérieurement. Toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication ultérieures de renseignements personnels qui la concernent et y consentir expressément.

La Compagnie demande un consentement explicite par écrit pour recueillir, utiliser ou communiquer les renseignements personnels et ce, par le biais des différents formulaires utilisés par la Compagnie. Dans des circonstances appropriées, il est possible que la Compagnie accepte un consentement verbal ou implicite.

Le consentement doit être donné par la personne concernée ou encore une personne dûment autorisée tel qu’un tuteur ou un mandataire.

Toute personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. La Compagnie doit informer la personne des conséquences d'un tel retrait, ce qui pourrait notamment comprendre l’impossibilité pour la Compagnie de fournir un produit ou l'incapacité de traiter une demande.

La Compagnie peut être appelée à recueillir, utiliser ou divulguer des informations personnelles à l’insu de la personne ou sans son consentement, pour des raisons légales, médicales ou de sécurité. La Compagnie doit notamment divulguer des renseignements personnels à des organismes de réglementation qui encadrent ses activités et des organismes publics ayant des pouvoirs d’enquête.

Back to top

4. Limitation de la collecte, utilisation, communication et conservation

La Compagnie doit toujours procéder de manière honnête et licite dans la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation de renseignements personnels. La Compagnie ne doit pas recueillir, utiliser ou communiquer ces renseignements à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige.

La Compagnie doit restreindre tant la quantité que la nature des renseignements recueillis à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées. La Compagnie recueillera les renseignements personnels qu’auprès de la personne concernée à moins que cette dernière consente à ce que la Compagnie les recueille auprès de tiers.

Les renseignements personnels détenus par la Compagnie ne seront accessibles qu’aux personnes ayant qualité pour en prendre connaissance. Ces personnes pourront les consulter lorsque ce sera nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.

La Compagnie doit conserver les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées et doivent être détruits conformément à la loi et la politique de conservation des dossiers de la Compagnie.

La Compagnie échangera parfois des renseignements personnels concernant des individus avec des fournisseurs ou des mandataires afin d’assurer la gestion des produits choisis ou afin de fournir les services requis. Ces fournisseurs ou mandataires devront s’engager à respecter la législation concernant la protection des renseignements personnels avant tout échange de renseignements.

Certaines compagnies du Groupe Industrielle Alliance peuvent établir une liste nominative de leurs clients (nom, adresse et numéro de téléphone) et partager cette liste avec d’autres compagnies du Groupe Industrielle Alliance. Le cas échéant, cette liste aura pour but de mieux servir leurs clients en leur offrant des produits et services disponibles et pertinents. Tout client peut demander que son nom soit retiré d’une telle liste en écrivant au Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse mentionnée à l’article 8 de la présente politique.

5. Exactitude

La Compagnie doit appliquer des méthodes visant à assurer que les renseignements personnels soient aussi exacts et complets que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

La Compagnie ne mettra pas à jour de façon systématique les renseignements personnels reçus à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis.

6. Responsabilité

La Compagnie est responsable des renseignements personnels qu'elle a en sa possession ou sous sa garde, y compris les renseignements confiés à une tierce partie aux fins de traitement. Conséquemment, la Compagnie exige de cette tierce partie de conserver ces renseignements dans la plus stricte confidentialité conformément à la législation portant sur la protection des renseignements personnels.

La Compagnie doit s’assurer que chaque service ait instauré des procédures afin d’appliquer les principes de la présente politique. La Compagnie doit renseigner et former adéquatement ses employés sur les politiques et pratiques de l’entreprise dans le domaine de la protection des renseignements personnels.

Back to top

7. Mesures de sécurité

La Compagnie a mis en place et continue à élaborer des mesures de sécurité appropriées afin que les renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisée.

8. Demande d’accès et de rectification

Les politiques et pratiques de la Compagnie concernant la protection des renseignements personnels doivent facilement être accessibles à toute personne. La Compagnie doit informer toute personne de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et de son droit à la consultation.

Si la Compagnie reçoit une demande de communication de renseignements, elle doit répondre dans un délai raisonnable. De plus, les frais exigés pour traiter la demande doivent aussi être raisonnables.

Une compagnie du Groupe Industrielle Alliance, qui détient des renseignements médicaux, peut refuser de donner accès à ces renseignements à la personne concernée en lui offrant de désigner un professionnel du domaine de la santé pour recevoir ces renseignements. Ceux-ci seront alors transmis au professionnel désigné qui les communiquera à la personne concernée.

Toute personne a la possibilité de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements personnels la concernant et d'y faire apporter les corrections appropriées. Si la Compagnie reçoit une demande de rectification, elle doit répondre dans un délai raisonnable.

Toute demande d’accès aux renseignements ou demande de rectification doit être transmise à l’adresse suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Centre national de courtage d’assurance inc.
1080, Grande Allée Ouest
C.P. 1907, succursale Terminus
Québec (Québec) G1K 7M3

9. Préoccupations et plaintes

Les employés et conseillers de la Compagnie devraient pouvoir répondre aux questions et préoccupations d’un individu, une personne concernée ou autorisée en ce qui concerne la protection des renseignements personnels. Si un employé ou un représentant ne peut fournir de réponse satisfaisante, la personne intéressée peut contacter le Responsable de la protection des renseignements personnels mentionné à la section 8 de la présente politique.

Toute personne peut présenter une plainte relativement à la protection des renseignements personnels en communiquant avec le Responsable de la protection des renseignements personnels mentionné à l’article 8 de la présente politique. Dans le cas où la plainte serait fondée, la Compagnie corrigera la situation. Au besoin, la Compagnie modifiera ses pratiques et procédures.

*La présente politique tient compte des lois applicables au Canada en matière de protection des renseignements personnels.

Back to top
Investia
Une Filiale du groupe Industrielle Alliance